Личное дело является важным документом для каждого человека, ведь оно содержит информацию, определяющую его правовой и социальный статус. Одним из важных аспектов составления личного дела является количество листов, которые должны в нем присутствовать.
Нормативы и требования по количеству листов в личном деле могут различаться в зависимости от учреждения или организации, в которой его составляют. Однако, существуют определенные общие правила, которые необходимо учитывать при оформлении данного документа.
Во-первых, количество листов в личном деле должно быть достаточным для полного и точного отражения всей информации о человеке. В нем должны быть указаны персональные данные, сведения о образовании, трудовой деятельности, медицинской и семейной истории и т.д. Кроме того, в личном деле могут быть представлены различные справки, документы и отчеты.
Во-вторых, при составлении личного дела необходимо учитывать правила хранения и обработки персональных данных. Согласно законодательству, организация должна обеспечить конфиденциальность всех сведений, содержащихся в личном деле, и предпринять необходимые меры для защиты этих данных.
Стандарты и нормы
Для поддержания порядка и единого подхода к ведению личных дел работников устанавливаются стандарты и нормы. Они помогают обеспечить единообразие документации и упростить процесс работы с личными делами.
Основные требования и стандарты, касающиеся личного дела работника, могут включать следующие пункты:
| Номер пункта | Требование |
| 1 | Наличие фотографии работника |
| 2 | Личные данные (ФИО, дата рождения, адрес) |
| 3 | Паспортные данные |
| 4 | Трудовая книжка или иной документ, удостоверяющий трудовую занятость |
| 5 | Сведения о квалификации и образовании |
| 6 | Сведения о должности, за которую работник принят на работу |
| 7 | Сведения о заработной плате и компенсациях |
| 8 | Стаж работы на предприятии |
| 9 | Данные о премиях и наградах |
| 10 | Сведения о дисциплинарных взысканиях |
| 11 | Данные о присвоении и снятии служебных разрядов |
| 12 | Сведения о медицинском обслуживании работника |
Введение и соблюдение стандартов и норм помогает упорядочить процесс работы с личными делами, упростить поиск необходимой информации и обеспечить защиту данных работников.
Основные документы
Основными документами в личном деле сотрудника являются:
| № | Название документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Трудовой договор | Главный документ, закрепляющий условия трудовых отношений между работником и работодателем. |
| 2 | Анкета работника | Содержит основные персональные данные сотрудника, а также информацию об образовании и предыдущем трудовом опыте. |
| 3 | Трудовая книжка | Документ, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе сотрудника, его переводы на другие должности, награды, поощрения и т.д. |
| 4 | Личная карточка сотрудника | Содержит информацию о документах, характеризующих личность сотрудника, а также о его медицинском состоянии и органах социального обеспечения. |
| 5 | Служебная записка | Документ, используемый для внутриорганизационного обмена информацией по служебным вопросам. |
| 6 | Заявление о приеме на работу | Документ, подаваемый соискателем работы при устройстве на работу в организацию. |
| 7 | Копии документов | Копии паспорта, трудовой книжки и других документов, необходимых при устройстве на работу и при прохождении медицинского освидетельствования. |
Это лишь основные документы, которые должны быть в личном деле сотрудника, но в каждой организации количество и перечень документов может отличаться.
Необходимые сведения
В личном деле должна быть представлена следующая информация:
- Паспортные данные сотрудника: ФИО (полностью), серия и номер паспорта, дата выдачи паспорта, орган, выдавший паспорт.
- СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета) сотрудника.
- Данные о месте рождения: населенный пункт, область (край, республика), страна.
- Контактная информация: адрес проживания, электронная почта, телефон.
- Данные о семейном положении: сведения о супруге (ФИО, дата рождения, место работы), наличие детей.
- Образование: наименование учебного заведения, специальность, год окончания.
- Трудовая деятельность: перечень мест работы (название организации, должность, сроки работы).
- Награды и почетные звания, полученные сотрудником.
Эти сведения позволяют сформировать полное представление о сотруднике и обеспечить управление персоналом на должном уровне. Они важны для различных процессов в организации, таких как прием на работу, составление трудового договора, начисление заработной платы, предоставление отпусков и т.д.
Оформление личного дела
Первым шагом при оформлении личного дела является заполнение персональных данных сотрудника. В данной графе указывается фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство и другая информация, необходимая для идентификации сотрудника.
Далее следует заполнение информации о работе. Здесь указывается дата приема на работу, должность, которую занимает сотрудник, а также информация об отделе или подразделении, в котором он работает.
Также в личное дело включаются копии документов, подтверждающих квалификацию и образование сотрудника. Это могут быть дипломы о высшем или дополнительном образовании, свидетельства о прохождении курсов повышения квалификации и другие документы, подтверждающие профессиональные навыки.
Необходимо также включить в личное дело данные о трудовой деятельности сотрудника, которые включают периоды работы в других организациях, изменения должности, отпуски и командировки.
Особое внимание следует уделить документам, связанным с оплатой труда и социальными выплатами. В личное дело следует включить копии трудовых договоров, приказов о назначении заработной платы, о начислении и выплате премий, а также копии документов, подтверждающих получение компенсаций и пособий.
Наконец, личное дело должно содержать информацию о всевозможных изменениях в трудовом статусе сотрудника, таких как наличие дисциплинарных взысканий или поощрений, смены должности и прочее.
Оформление личного дела должно быть аккуратным и практичным. Все документы следует хранить в хронологическом порядке и обеспечить их доступность для ознакомления соответствующими службами и сотрудниками.
Хранение документов
Для хранения документов в личном деле рекомендуется использовать перфорированные или пластиковые папки формата А4. Такой формат позволяет удобно размещать документы и обеспечивает их сохранность. Важно помнить, что документы должны быть упорядочены и занумерованы, чтобы облегчить поиск и доступность информации.
Одним из требований к хранению документов является защита от утраты и повреждения. Для этого необходимо обеспечить доступ к личному делу только уполномоченным лицам. Рекомендуется хранить личное дело в безопасном месте, где отсутствует вероятность пожара, влаги или воздействия других вредных факторов.
Также важным аспектом хранения документов является их архивация. Документы, неактуальные или редко используемые, могут быть переданы в архив для освобождения места в личном деле. При этом необходимо учесть срок хранения документов в архиве, который устанавливается в соответствии с законодательством и требованиями вашей организации.